Consejos para ser más productivo en tu día a día
Puede que muchas veces te satures por la cantidad de tareas (llamadas, urgencias, trabajo de oficina, emails, informes, etc.) que se te acumulan en el día a día y no sepas por donde empezar. La organización del tu tiempo te va a ayudar a ser más productivo con tan solo unos pequeños cambios en tu vida diaria.
El haber tenido que justificar qué hacía cada minuto dentro de mi horario laboral hizo controlara exactamente cuánto tiempo se me iba en cada tarea y que aprendiera a optimizar los trabajos que veía que podía hacer con menos tiempo.
Además, ser una persona organizada y a la que le encantan las agendas, horarios, previsiones de trabajo, etc. ha ayudado a que lo que aprendí trabajando por cuenta ajena lo haya mejorado para mi propio negocio.
Y, como mi misión es ayudar al sector porcino, he decidido compartir mis 7 trucos «mágicos» para aprovechar al máximo mi jornada laboral (algo que aún es más importante si eres autónomo y cualquier pérdida de tiempo supone ingresar menos dinero) para ayudarte en tu día a día, tanto si trabajas en el campo como si lo haces desde una oficina.
Mis 7 trucos para exprimir mis horas de trabajo
Para empezar, quiero pasar por el confesionario: lo reconozco, soy una persona extremadamente organizada y con una fijación sobre la productividad.
Tanto bajo mi experiencia como lo que he vivido trabajando por cuenta ajena y con otros compañeros de profesión, en nuestro trabajo sé que es muy complicado tener cierta previsión en cuanto a qué vas a hacer cada día porque siempre surgen urgencias de última hora…
Pero aplicar estos trucos te ayudará a poner foco en lo que estás haciendo y que puedas gestionar estos imprevistos de una forma más ágil.
1. STOP multitasking
Sí, aunque parezca mentira y creas que podría ser todo lo contrario… El multitasking o multitarea tiene que desaparecer de tu vida laboral diaria.
Hacer varias cosas a la vez es de todo menos productivo. Cada vez que alternas tareas, pierdes tiempo y concentración. Es mejor elegir una tarea y concentrarse en ella hasta acabarla o avanzarla lo que hayamos planificado ese día.
¿Sabías que, según la Universidad de California,cada vez que nos despistamos necesitamos “23 minutos y 15 segundos” para volver a concentrarnos en la tarea que estábamos realizando?
Sí, nada más y nada menos que casi media hora por un simple aviso de WhatsApp que nos desconcentra cuando estábamos haciendo ese informe mensual tan tedioso…
2. Convierte a las listas en tus aliadas para ser más productivo
Las listas son la herramienta de productividad más simple y, a la vez, la más potente si se saben utilizar.
¿Cómo usarlas correctamente? Algunos consejos para su uso son:
- Anota tareas concretas. Deja claro qué hay que hacer.
- No existe tarea sin un objetivo.
- Divide y ganarás. Si la tarea es demasiado compleja acabaremos procrastinando. Divide las tareas más grandes en hitos pequeños y sencillos.
- Actualízala una vez al día y revísala para decidir qué hacer en cada momento. ¡Qué placer da cuando puedes tachar algo de la lista que ya has terminado!
Siempre hay tareas más importantes o urgentes que otras. Revisa tu lista y clasifícalas. Decide cuáles son las más urgentes/importantes para terminarlas lo antes posible.
En «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva», Stephen Covey reparte las tareas en 4 cuadrantes:
- Importante/Urgente.
- Importante/ No Urgente.
- No Importante/Urgente.
- No Importante/No Urgente.
3. La agenda será tu mejor amiga
Es importante elegir qué tareas vas a hacer cada día de la semana. Yo te recomiendo que los viernes te dejes planificada toda la semana siguiente: eso ayuda a que tu cabeza desconecte más del trabajo el fin de semana.
Al organizarte tu trabajo te obligas a ponerte objetivos y cumplirlos. Además, ten en cuenta que si algo no está en tu agenda/calendario (ya sea en papel o digital), no lo harás porque no le has puesto fecha.
Eso sí, intenta no sobreplanificar y ser realista. Como bien sabes, debes dejar tiempo para imprevistos: llamadas de granjeros que tienen una urgencia, etc.
4. Ser más productivo gracias al trabajo en bloques
A esta técnica se la conoce como Time Blocking y es muy sencilla de aplicar. Consiste en planificar el día por adelantado y reservar determinados bloques de tiempo para hacer tareas concretas.
Por ejemplo: de 08:00 a 10:00 tareas de mayor concentración, de 10:00 a 10:30 revisar correo electrónico y hacer llamadas, etc. Hacerlo así te va a permitir darte cuenta de dónde inviertes tu tiempo y si puedes optimizar alguno de los bloques.
Ponlo todo detallado en tu agenda o Google Calendar (es mi gran aliado desde que me lancé como freelance y ya no podría vivir sin él).
Para que lo veas en detalle, te comparto este post del blog de Más y Mejor, donde afirman que «los expertos dicen que una semana de 40 horas de trabajo usando Time Blocking equivale a una semana de más de 60 horas sin estructura ninguna». ¿Sabes qué aumento de productividad supone esto? ¡Un 150 % de incremento!
5. Reserva tus horas de máxima productividad diaria
¿Eres de los que trabaja mejor por la mañana o por la tarde/noche?
Si lo tienes claro, ¡genial! Si no te lo habías planteado nunca, empieza a analizarte para descubrir cuál es el momento del día en el que estás más concentrado.
¿Para qué? Tienes que aprovecharlo para sacarle el mayor rendimiento a tu concentración máxima realizando las tareas que exijan una mayor dedicación por tu parte.
Estamos rodeados de distracciones que hacen más difícil estar concentrado y con las que perdemos mucho tiempo: emails, llamadas, WhatsApp, avisos de redes sociales, etc. Y debes aislarte del mundo exterior durante 2-3 horas al día para poder ser más productivo.
¿Cómo puedes hacerlo? Te dejo aquí unas cuantas ideas (que a mí me funcionan muy bien):
- Poner el móvil en silencio y sin vibración.
- No revisar el correo electrónico cada 5 minutos.
- Cerrar todas las redes sociales y otras webs (periódicos, etc.) para no tener la tentación de ir a ver qué pasa por el mundo.
- Si tienes opción, encerrarte en un despacho o habitación donde nadie te moleste.
6. Reuniones cortas y al grano
¿Sabes que cuánto más tiempo se pasa reunido, menos se aprovecha la reunión?
Aunque los expertos no se ponen de acuerdo en cuál es la duración idónea para una reunión, sí que tienen claro que las reuniones cortas en forma de pequeñas charlas para tratar temas concretos o puntuales son la solución.
También dejan muy claro que a más gente, más problemas. Las reuniones deberían ser lo más pequeñas posibles para hacerlas más efectivas. Para algunos, el número «mágico» es 8 personas.
Es más, recomiendan que no haya sillas para que los asistentes se queden de pie y así vayan al grano; es decir, que no pierdan tiempo al no estar cómodos.
7. Para ser más productivo, aprende a decir NO
Tenlo claro: es imposible atender todas las demandas. Debes aprender a ignorar las tareas que no son suficientemente importantes o que no te compensa realizar.
Aprender a decir no es primordial cuando se trata de ser más productivo y, por lo tanto, tener más tiempo libre.
Sé que es algo que nos cuesta mucho porque pensamos que a la otra persona le va a sentar mal pero debemos aprender a decirlo con delicadeza y siendo respetuosos, así como dar nuestras razones por las cuales la respuesta es negativa.
¿Conocías estos trucos? ¿Vas a empezar a usar alguno de ellos? ¿O quizás ya estás usando otros que te están funcionando muy bien? ¡Compártelo en los comentarios!
Excelente nota Gemma. Gracias por los tips!
¡Muchísimas gracias Luciana! Me alegra saber que te ha sido de utilidad 🙂
Gracias, Gemma. El tema del time-blocking me ha resultado la mar de interesante. Ahora toca ponerlo en práctica.
¡¡Me alegro mucho, Lorena!! La verdad es que a mí me ha cambiado la vida 🙂